为数字档案变革抒写鄞州“人社样板”

新时代迫切要求构建开放的档案利用格局，新时代档案工作也应主动服务于社会发展变化，着力为民便民，拓展档案服务功能，更好地满足人民对美好生活的向往。鄞州区人社局档案中心始终坚持“全力存储记忆、助力民生幸福”为根基，主动服务经济社会发展，不断提高质量效益，着重从前端控制、过程把控、后期整合三个方面忠实践行“八八战略” 奋力打造“重要窗口”模范生，确保经济社会发展的民生重点领域、民生重点项目全程记录、全面覆盖。

创新思维冲上云端，插上网络移动的翅膀

近年来，鄞州人社随着民生社保事业的健全和跟进，“五险”为人民群众的生活保驾护航，人社档案作为参保人员享受待遇的重要凭证，也逐渐走进了公众的视野，成为民生焦点。由于档案资源建设的局限性、资源利用平台的封闭性等，带来了群众查档不便捷的问题，为此，鄞州区人社局档案中心努力推进档案数字化工作，促进互联互通，利用数字网络实现档案资源的整合和共享，并通过数字网络与其他档案部门等进行跨单位、跨区域的整合及联动，互相查档信息共享，不断打破地域壁垒，让利用者无论身在何处，享受“一站式”服务，切实解决档案工作中不平衡不充分现象，从而实现档案资源的共享共用和高效利用，提升人民群众的获得感。

紧跟数字改革步伐，主动融入新发展格局

着力全面提升档案治理能力，牢牢掌握档案安全体系建设的主导权。档案事业是一项功在当代，利在千秋的崇高事业，如何将档案从沉睡的角落中唤醒，让人社档案真正从尘封中“活”起来，鄞州人社档案中心坚守对历史负责，替未来着想，为现实服务的工作态度，一如既往辛勤耕耘，不断开拓创新，立足于打造档案数字“人社样板”的目标，积极主动融入数字化转型大格局中的浪潮中，筑牢使命和责任担当。2015年4月，鄞州人社创新改革人社系统档案惯常管理模式，成立了全市首家档案中心，打破人社档案惯常管理模式，将养老、就业、人才和医保等社保业务档案进行集成管理，始志不渝围绕数字档案建设持续发力，深化‘最多跑一次’改革，狠抓适用性改造和优化，逐步建立起需求导向、利用为先的人社档案数字化惠民利企服务体系，为数字浙江、数字档案变革抒写了鄞州“人社样板”。

着力增强档案服务能力，切实掌握档案服务工作话语权。人社档案业务存在种类繁多、数量庞大、年代久远等特点，档案中心成立后建立起一套完整的管理体系，把档案管理寓于业务内控，将档案工作延伸至窗口业务经办环节，强化了窗口经办人员的责任意识、提升了业务经办的安全保障。同时严格遵循<国家社会保险业务档案管理规范>新国标的要求，梳理各社保业务的档案归类，对其保管期限进行调整和划分，强化规范整理，避免档案管理和社保业务经办工作中的随意性，确保档案数据“零差错”。2020年，档案中心现有馆藏包括业务档案49757卷，文书档案7651件、会计档案8936卷，流动人员人事档案13.6万件。2015年10月档案中心启动数字化工程，至今累计投入256.9万元，完成数字化扫描1928万页，其中人事档案168557件、927.7万页，业务档案37930卷、1000万页，实现查询利用高且30年及以上保管期限档案数字化的全覆盖，所有利用频率高的业务档案和人事档案均能直接在线查询利用，在全市乃至全省都是走在前列。

着力抓好档案基础建设，切实把握档案资源体系建设的主动权。鄞州人社档案数字化工作推进过程中，始终把便民利民惠民作为工作的出发点和落脚点，把馆藏的利用率高、与群众密切联系的民生档案优先数字化，例如历史招工名录、知青花名册、社保征缴类、个账管理累和养老待遇类等业务档案。尤其是招工名录和知青花名册这批七零年代的历史老档案，涉及人群即将面临退休，对于工龄和视同缴费年限的认定有着重要的凭证参考作用。尽管这批档案数量不多，400卷不到，但字迹手写模糊且难以辨认，档案中心耗时一年多对其进行分类整理、字迹辨认、核实比对和扫描著录，做到招工单位、人员姓名和招工性质等信息著录齐全、完整和准确，实现精准服务。截至目前，累计完成29879卷针对利用率高、与群众利息息息相关的社保民生档案数字化，提交区档案馆质检和进馆，数字共享、上下联动，主动融入经济社会发展大局。

抓住数字溢出效应，推动档案高质量发展

全力存储记忆，当好真实历史的“记录者”。中心以数字化技术手段带动新的档案室管理形态，坚持“适当超前、经济合理、操作简便”的理念，2015年启动数字化工程第一期，同步创新研发符合中心实际情况的社保档案在线应用系统，2016年优化查询权限分层设置，实现“一网查档、窗口联动、同步共享”，在线浏览和打印后台“抓铁留痕”，实现档案信息的有效利用和安全管理双结合。2019年面积达700㎡的档案新库房投入使用，中心以创建示范数字档案馆为目标，将数字化建设更深层次地纳入到“最多跑一次”改革和数字化转型大格局中的统筹建设，迎接社保档案电子化时代的到来。

助力民生幸福，当好化解民生问题的“服务员”。中心创新服务方式，优化查档流程，做好档案信息化工作，优化查档流程和检索目录，提高查全率及查准率，建立快速查档通道，广泛积累数字资源，不断加强数字档案馆（室）及档案利用平台的建设，提供“一站式”服务，提升档案工作的社会影响力和群众满意度。据统计2015-2020年期间，档案中心实体接待档案查询利用人次累计约3.5万人次，其中业务档案查询约6千人次，人事档案接收、查询和转出约2.9万人次。截至2021年6月，档案在线查阅利用达1.55万人次，在线打印累计17万页，实现窗口业务少跑路，数据信息多跑路，档案数字化助力提升窗口服务效率，提升群众人社业务办理的满意度和体验感。尤其针对总数13.6万件、每年新增1万多件，针对年查询利用平均6千人次的流动人员人事档案，2018年档案中心全市首家引进RFID人事档案管理和智能门禁管理系统，系统投入运行以来，有效降低了工作负荷与难度，现借阅人事档案只需在馆员工作站轻松一秒读取便自动办理借阅和归还手续，进一步提升了档案服务“加速度”。2020年，中心的流动人事档案借阅利用3705人次，档案转出6534人次，年利用达10239人次。

构建数字安防堡垒，筑牢档案智慧最强大脑。

坚守档案工作的安全底线，强化安防工作的现代化，坚持档案实体安全和信息安全的“两手抓”，构筑人防、物防、技防相结合的“三位一体”综合防范网络。中心加大对数字化基础设施投入，消防安全装置全面升级，700㎡新建档案库房均配备气体保护安防装置。并将档案实体安全纳入动态监控防范体系，实现了库房24小时360度无死角手机在线视频监控。RFID人事档案管理系统，实现档案电子身份信息管理和出入库智能监控的双重管理，具备档案的在线监控、快速定位、高效盘点、动态路径跟踪等功能，对没有办理借阅登记手续的档案，智能门禁安全识别后会立即发出警报提示，极大保障了档案实体利用安全。

加强档案信息安全建设，对档案系统的内部局域网与外网实行物理隔离，档案在线查询利用系统对窗口人员开放利用的同时，加强身份认证、权限分层设置和密钥等管理，确保档案信息网络传输的安全。定期对电子档案数据的增量部分进行数据双套备份，确保档案数字化成果万无一失。借助科技的力量，通过射频识别定位、借阅超期提示、门禁安全识别等风险防控预警，做到超期档案“月月清”，并每年定期对在库档案进行全面盘点，用动态监管的方式更加高效地对安全工作进行查缺补漏。此外通过制订和严格执行《档案库房管理制度》、《查询借阅利用制度》等一系列管理制度，落实专人每日巡检，配置灭火器、沙袋，防潮除湿等设备，定期检查库房线路排查安全隐患，切实做到档案实体安全和利用可持续发展。