局机关各科（室），局属各事业单位，各基层所：

　　《宁波市自然资源和规划局鄞州分局综合档案管理办法》（试行）已经局长办公会议审议通过，现印发你们，请遵照执行。

　　宁波市自然资源和规划局鄞州分局

　　2020年7月31日

宁波市自然资源和规划局鄞州分局综合档案管理办法（试行）

　　第一章  总则

　　第一条　为实现档案科学管理,提高档案利用效率,维护档案的完整和安全，根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国保守国家秘密法》《中华人民共和国档案法实施办法》《宁波市档案工作条例》，结合我分局综合档案工作实际，制定本办法。

　　第二条　本办法所称档案是指本单位在各项职能活动中直接形成的，具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

　　第三条　分局机关在工作活动中形成的档案,均应当集中到分局机关综合档案室统一保管,不得分散保存。分局各部门设兼职档案员，负责档案的收集、整理、移交工作。

　　第二章  工作职责

　　第四条　综合档案室负责人工作职责：

　　（一）贯彻执行档案工作的法律法规和方针政策,建立健全分局档案管理的各项规章制度。

　　（二）对分局各部门形成的文件材料的收集、整理和移交工作进行指导、监督和检查，使其按规定的时间和要求向档案室归档。

　　（三）集中统一管理分局档案，并按规定开展档案利用，为分局各类工作服务。

　　（四）严格库房管理，保持库房整洁，对全局库房容量做好预判和规划。

　　（五）做好档案的统计、分析、总结和编研等工作。

　　第五条  档案员岗位职责：

　　热爱档案工作，刻苦钻研业务知识，积极宣传和认真学习档案法律、法规及党和国家有关档案工作的政策，不断提高业务水平。坚持原则，保守机密，严格执行档案管理、利用和保密制度，维护档案的完整与安全。

　　（一）综合档案员岗位职责

　　负责综合类档案收集、审查、整理、扫描、装订和归档，档案数字化管理、鉴证管理，制定验收标准，依法提供公开查询和利用。

　　（二）自然资源和规划业务档案员岗位职责

　　负责国土、林业、海洋、规划等业务档案收集、审查、

　　整理、扫描、装订和归档，档案数字化管理、鉴证管理，制定验收标准，依法提供公开查询和利用。

　　第三章  档案收集整理和移交

　　第六条  档案收集范围包括: 文书档案、业务档案、合同档案。

　　第七条  档案的收集整理、组卷由各部门负责完成。 各类会议、活动材料和与本机关有关的报刊、杂志等参考资料，由办公室统一收集、整理。

　　第八条  档案收集整理应符合以下要求：

　　（一）卷内文件材料完整、准确、系统，具有保存价值。卷内收入的文件应基本为原件。

　　（二）用纸规范、书写工整，字迹清晰，必须使用签字笔、碳素墨水或蓝黑墨水，不得使用圆珠笔、铅笔书写文件、资料和签字。破损页需修补。

　　（三）分类准确、组卷合理，手续完备。业务档案原稿必须由业务部门负责人或者项目负责人审核签字，审批的正文和图纸必须盖业务印章。

　　（四）卷盒、卷内目录、备考表填写规范，页码无误，装订整齐。

　　（五）按要求同步归档电子文件。

　　第九条  档案收集、整理、组卷完成后，由各部门兼职档案员检查合格后按时向综合档案室移交：

　　（一）文书档案:次年3月底前移交，其中三会记录本（局党组会议、局长办公会议、局务会议）可根据实际工作情况，在次年12月底之前移交。

　　（二）业务档案:业务活动结束后的一个月内归档。

　　第十条  档案移交时同时提供附件和移交清册,交接双方应清点档案数量和卷内文件材料，并且签名确认。

　　第四章  档案保管和鉴定

　　第十一条  为确保档案安全, 最大限度地延长档案的使用寿命，应加强档案库房的科学管理：

　　（一）档案库房是档案资料保护和贮存的重要基地，是提供利用档案的中心，除特殊情况外，非本室工作人员不得入内。

　　（二）保管档案必须有专用库房，密级档案还需专用档案柜并上锁，设专人负责管理。库房内应采取有效的防护措施，定期保养库房设备,以保证档案安全。

　　（三）档案进出库房，要建立严格的登记制度。

　　（四）档案库房应设有防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光的措施，并定期检查更换相关设备。

　　（五）对新接收入库档案要严格检查，对有虫蛀、发霉及其它问题的档案须经科学处理后方可入库。

　　（六）每天做好库房温湿度记录，库房的温度应控制在14-24℃之间， 相对湿度应控制在45-60%之间。

　　（七）库房内应保持清洁，不得堆放与档案无关的物品。

　　（八）年度结束前，要对案卷进行总清点，检查账、卡、物是否相符。

　　（九）每天下班前，应对库房门窗、电源等进行检查，确保档案安全，并做好记录。

　　第十二条  已归档档案，发生变更按照下列情形办理：

　　（一）档案在换图、换证、更改单位名称时，应当由责任科室根据新档号单独立卷，原档案注销，新、旧案卷必须同时在卷内备考表上注明变更情况。

　　（二）档案内容因错漏等原因确需更改,但无需重新立案的，注明变更时间，并应有经办人、审批人签名。文件变更所产生的资料一并移交档案室。

　　（三）档案注销时，经办人应当在被注销档案的批文及文件材料上加盖注销章。综合档案室根据注销信息，在档案封面、档案目录和档案信息管理系统中加以注明。

　　第十三条  综合档案室应当定期对保管期限已满的档案进行鉴定：

　　（一）档案鉴定由档案鉴定工作小组负责。对无保存价值或者保管期限已满并且无需延期保管的档案,应当按档案资料销毁规定造册登记，经分局档案鉴定工作小组批准后销毁。

　　（二）鉴定过程中，应当填写档案鉴定书，写明鉴定小组的组成情况、鉴定的步骤与方法、被鉴定档案的情况、鉴定结果及处理意见，鉴定书必须经有关人员签字。

　　（三）销毁档案必须由档案管理部门指派专人(两人以上)负责监销，防止档案遗失和泄密，监销人必须在销毁清册上签字。

　　（四）鉴定、销毁工作中形成的文件由综合档案室负责组成工作卷，保管备查。

　　第五章  档案利用

　　第十四条  档案利用由综合档案室实行集中统一管理，并对档案利用情况作好统计。

　　第十五条  综合档案室和档案利用者均应当承担档案的安全、保密责任。

　　第十六条  查(借)阅档案需要认真填写档案利用登记表。查阅档案资料一律在档案查询室进行,查阅人不得擅自将案卷带离查询室。

　　第十七条  查(借)阅标有密级的档案，严格按保密有关规定执行。

　　第十八条  综合档案室提供开放范围内的档案的查(借)阅服务，如因特殊情况需查阅不在开放范围内的资料，按规定办理利用审批手续，获得批准后方可查阅。

　　第十九条  分局工作人员因工作需要，可申请权限在分局档案管理系统查询档案信息。对不在系统查阅权限范围内或查阅不到的档案，办理查阅登记手续后，到档案查询室查阅。

　　第二十条  资规系统内工作人员,因工作需要至综合档案室现场查阅档案，须持本人有效证件(身份证或工作证等)，办理查阅登记手续，在档案查询室内查阅。

　　第二十一条  系统外人员查阅本分局档案，必须持本单位介绍信、查阅人有效证件(身份证、工作证或律师证等),办理利用登记手续后，按有关规定在档案查询室内查阅、复印开放范围内的文件材料。

　　第二十二条  档案原件原则上不外借( 法律另有规定的除外)。局本级有关人员确需外借的，须经业务科室分管领导批准后借阅。

　　第二十三条  分局工作人员查(借)阅分局党组会议记录须经分局党组书记批准;查(借)阅局长办公会议、局务会议记录有关档案，须提交局办公室，报局领导批准，由办公室主任或会议记录人员启封查阅。

　　第二十四条  查阅档案时, 查阅人必须与被查档案有直接关系，与查阅人无关的档案，不予查阅。

　　第二十五条  查 (借)阅档案的单位和个人，必须爱护档案材料，不得任意拆卷、撕页、涂改、勾画、批注和转借，保持档案材料的完好和整洁。

　　第二十六条  档案归还时，档案人员要当面点清，如发现有损坏、涂改、散失的，将追究借阅人责任。

　　第六章  档案保密

　　第二十七条 对保密文件、资料、档案的划分，密级的变更，必须按有关制度和规定办理。

　　第二十八条 查(借)阅保密文件、资料及档案，应报局分管领导同意，办理相关手续。涉密档案资料一般不得复印。

　　第二十九条 保密文件、 资料、档案阅读完毕后要及时归还，以防失、泄密事件的发生。对造成失、泄密的单位和个人，应追究责任，并视情节轻重，给予必要的处罚。

　　第七章  法律责任

　　第三十条  对擅自提供、抄录、发布、销毁、出卖或转让属于国家所有的档案者，损毁、丢失、涂改、伪造档案者，明知所保存的档案面临危险而不采取措施造成档案损失的，档案人员玩忽职守，造成档案损失的，按照《中华人民共和国档案法》有关规定予以处罚;情节严重构成犯罪的，依法追究刑事责任。

　　第三十一条  将应当归档的文件资料据为己有，拒绝归档或者移交的，除追缴原件外，将视情节轻重给予处分。

　　第八章  附则

　　第三十二条  不动产登记服务中心档案管理人员，按照鄞编〔2020〕28号文件精神，负责不动产登记档案收集、审查、整理、扫描、装订和归档；负责档案数字化管理、鉴证管理；负责不动产登记依法公开查询和利用，负责出具组织、司法、金融等部门不动产证明；负责不动产登记档案库建设，做好不动产档案管理工作。

　　区规划设计院、区测绘院、天童林场，参照本办法，根据各自特点做好档案管理工作。

　　第三十三条  本规定自2020年8月1日起试行。